مقدمة عن البرنامج التدريبي:

تُعد وظيفة سكرتير مجلس الإدارة من الوظائف المحورية في دعم الحوكمة المؤسسية وتعزيز كفاءة المجالس العليا. حيث يُسهم السكرتير في ضمان الالتزام بالأنظمة وتنظيم الاجتماعات وتوثيق القرارات بما يعكس الشفافية والمساءلة. كما يمثل نقطة اتصال بين المجلس والإدارة التنفيذية، بما يضمن التنسيق المؤسسي ومتابعة الأداء الاستراتيجي. يُركّز هذا البرنامج على الجوانب النظامية والهيكلية لوظيفة السكرتير وآليات التوثيق الرسمي وتنظيم الاتصال المؤسسي. وقدم للمشاركين الماماً شاملًا بدور سكرتير المجلس في دعم الحوكمة المؤسسية وتعزيز الانسجام الإداري.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحديد الأدوار والمسؤوليات المؤسسية المرتبطة بوظيفة سكرتير المجلس.
• تحليل آليات التنظيم المؤسسي لاجتماعات المجالس واللجان التابعة.
• تصنيف المعايير الإجرائية المرتبطة بإعداد محاضر الجلسات وتقارير الحوكمة.
• تقييم مسؤوليات التنسيق بين المجلس والإدارات التنظيمية والرقابية.
• استكشاف آليات الحوكمة التي يدعمها سكرتير المجلس لضمان الامتثال المؤسسي.

الفئات المستهدفة:

• سكرتير مجلس الإدارة.
• مساعدو سكرتير المجلس.
• رؤساء وأعضاء مكاتب مجلس الإدارة.
• موظفو العلاقات مع الجهات الرقابية والتنظيمية.
• مسؤولو الحوكمة والامتثال.
• موظفو مكاتب الإدارة العليا في المصارف والمؤسسات المالية.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

دور سكرتير المجلس في تنظيم الاجتماعات:

• مفاهيم الاجتماعات المؤسسية واختلافها عن المؤتمرات واللجان.
• الهيكلة المؤسسية لاجتماعات المجلس.
• مهام سكرتير المجلس قبل وأثناء الاجتماعات.
• إجراءات الترتيب الإداري والزمني للجلسات.
• التنسيق بين رئاسة المجلس والسكرتير أثناء النقاشات المؤسسية.

الوحدة الثانية:

توثيق محاضر الاجتماعات واللجان:

• الشروط النظامية لمحاضر اجتماعات المجلس.
• الصياغة المؤسسية للمحاضر وقرارات اللجان.
• أُسس إعداد جداول الحضور والقرارات المرفقة.
• الربط بين المحاضر ومصفوفات القرارات المؤسسية.
• المتطلبات الرسمية للعرض على الجهات التنظيمية.

الوحدة الثالثة:

الحوكمة المؤسسية وصلاحيات السكرتير:

• الإطار القانوني لمهام سكرتير المجلس.
• العلاقة المؤسسية بين السكرتير واللجان المنبثقة.
• ربط قرارات المجلس بمبادئ الحوكمة المؤسسية.
• مسؤوليات السكرتير في الإفصاح والامتثال.
• تقنيات ضبط وثائق المجلس بما يتماشى مع المتطلبات التنظيمية.

الوحدة الرابعة:

إدارة الوثائق والتقارير المؤسسية:

• نظم إدارة الوثائق المؤسسية المرتبطة بالمجلس.
• الجدولة الزمنية السنوية وخطط الاجتماعات الدورية.
• كيفية تنظيم الملفات المؤسسية وفق التصنيفات الرسمية.
• خطوات إعداد تقارير التنسيق والمتابعة المؤسسية.
• العلاقة بين السكرتير والإدارات القانونية والتنظيمية.

الوحدة الخامسة:

الصورة المهنية والدور الاستراتيجي:

• محددات الصورة المهنية لوظيفة سكرتير المجلس.
• آليات دعم اتخاذ القرار من خلال التنسيق التنظيمي.
• أساليب تحليل المهام اليومية المرتبطة بمكاتب الإدارة العليا.
• عملية تقييم العلاقة المؤسسية بين المجلس والتنفيذيين.
• توظيف مهارات السكرتير في دعم السياسات المؤسسية.