مقدمة عن البرنامج التدريبي:

يمثّل توثيق الفعاليات إحدى الركائز الأساسية في تحقيق الاستفادة المؤسسية من الخبرات التنظيمية، وضمان حفظ البيانات والمخرجات بشكل دقيق ومنهجي. وتعد تقارير الفعاليات أداة تحليلية لعرض الإنجازات والتوصيات ومؤشرات الأداء ضمن قالب مهني يخدم اتخاذ القرار المستقبلي. يقدم هذا البرنامج إطارًا متكاملًا لتوثيق مراحل الفعالية وإعداد التقارير المرتبطة بها وفق نماذج معتمدة. كما يعرض المنهجيات المؤسسية في جمع البيانات وتحليلها وصياغة المخرجات بشكل احترافي.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحليل عناصر التوثيق المؤسسي للفعاليات حسب مراحلها المختلفة.
• تصنيف النماذج المهنية لإعداد تقارير الفعاليات وفقًا للغرض المستهدف.
• تنظيم محتوى التقرير بطريقة تعرض المؤشرات والنتائج والمعالجات.
• تحديد معايير الصياغة الفنية واللغوية المستخدمة في تقارير الفعاليات.
• استخدام أدوات التحليل وتقييم الأداء المؤسسي بناءً على مخرجات التقارير.

الفئات المستهدفة:

• موظفو العلاقات العامة والاتصال المؤسسي.
• مسؤولو تنظيم الفعاليات والمؤتمرات.
• أخصائي توثيق الفعاليات.
• منسقو الإعلام والتوثيق في الجهات الحكومية والخاصة.
• مدراء المراكز والبرامج المعنية بالتنمية المؤسسية.
• الموظفون المختصون في التقارير والتحليل المؤسسي.

محاور البرنامج التدريبي:

 الوحدة الأولى: 

مبادئ التوثيق المؤسسي للفعاليات:

• أهداف التوثيق المؤسسي ومجالاته في سياق الفعاليات.
• عناصر التوثيق الفني والبصري والمحتوائي.
• تصنيف الفعاليات حسب الحاجة إلى التوثيق.
• دور التوثيق في حفظ الحقوق وتعزيز الشفافية المؤسسية.
• الاعتبارات الأخلاقية والقانونية للتوثيق.

الوحدة الثانية:

مراحل التوثيق خلال الفعالية:

• إجراءات ما قبل الفعالية.
• أدوات ووسائل توثيق الحدث أثناء التنفيذ.
• عناصر المحتوى الضرورية في التوثيق اللحظي.
• أسس التنسيق مع فرق الإعلام والتصوير.
• طرق تنظيم البيانات وتحضيرها لمرحلة التقرير.

الوحدة الثالثة:

عملية إعداد تقرير الفعالية المؤسسي:

• هيكل التقرير الرسمي للفعالية.
• الصياغة الفنية للعناوين والمحتوى الداخلي.
• طرق تضمين الإحصاءات والجداول والصور التوثيقية.
• عرض النتائج مقابل الأهداف المؤسسية.
• إبراز التوصيات وخطط المتابعة المؤسسية.

الوحدة الرابعة:

أدوات القياس والتحليل في التقارير:

• أدوات جمع الانطباعات وردود الفعل.
• استبيانات الحضور وآليات تحليلها.
• مؤشرات الأداء الرئيسية للفعالية.
• أساليب تحليل الفجوات والمقارنات بين المخطط والمنفّذ.
• خطوات تصميم ملحقات التقرير للعرض المؤسسي.

الوحدة الخامسة:

النماذج الاحترافية وتطوير التقارير:

• قوالب مؤسسية لتقارير الفعاليات.
• توظيف الأدوات الرقمية في إنتاج التقارير.
• مهارات التدقيق اللغوي والفني للتقارير.
• أهمية تطوير تقارير شاملة تلبي متطلبات أصحاب المصلحة.
• تقنيات أرشفة وتوثيق التقارير ضمن نظم المعلومات المؤسسية.