مقدمة حول البرنامج التدريبي:
يمثّل البروتوكول والمراسم الإطار النظامي الذي ينظم قواعد التعامل الرسمي واستقبال الضيوف وبناء الصورة المؤسسية في المحافل المختلفة. وتكمن أهميته في ضمان الانضباط والاتساق في التشريفات، بما يعكس المكانة المؤسسية أمام الشخصيات المهمة والوفود الرسمية. ويرتبط تنظيم الفعاليات بهياكل التخطيط وجدولة الأنشطة وضبط الأدوار بين الجهات المشاركة لضمان تحقيق الأهداف التنظيمية بكفاءة عالية. يقدم هذا البرنامج تصورًا منهجيًا يدمج بين الجوانب المؤسسية للبروتوكول وبين الأسس المهنية لتنظيم الفعاليات. كما يعرض نماذج تنظيمية تساعد المشاركين على بناء فعاليات تتسم بالاتساق والاحترافية والالتزام بالمعايير المعتمدة.
أهداف البرنامج التدريبي:
في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:
- تحليل أسس البروتوكول والمراسم وعلاقتها بالظهور المؤسسي الرسمي.
- تقييم النماذج المهنية للتعامل مع الشخصيات الهامة وفق قواعد التشريفات.
- تحديد هياكل التخطيط الزمني وآليات بناء جداول الفعاليات.
- تصنيف أساليب التنسيق بين الفرق المشاركة وفق الأطر المؤسسية.
- تطوير مهارات إدارة العلاقات والتفاعل مع الأطراف المعنية بالفعاليات.
الفئات المستهدفة:
- موظفو البروتوكول والمراسم.
- موظفو العلاقات العامة والاتصال المؤسسي.
- مسؤولو تنظيم الفعاليات والمؤتمرات.
- منسقو الإدارات والمناسبات الرسمية.
- الموظفون العاملون في قطاعات الضيافة والاستقبال المؤسسي.
محاور البرنامج التدريبي:
الوحدة الأولى:
الإطار المؤسسي للبروتوكول والمراسم:
- المفاهيم النظامية للبروتوكول وأدواره في المناسبات الرسمية.
- قواعد التشريفات المرتبطة باستقبال الشخصيات والوفود.
- أسس التعامل الرسمي وفق المعايير الدبلوماسية.
- دور الاتصال المؤسسي في إنجاح مراسم الفعاليات.
- نماذج تنظيمية لضبط السلوكيات الرسمية في المناسبات.
الوحدة الثانية:
التشريفات والتعامل مع الشخصيات الهامة:
- معايير اختيار مسؤولي التشريفات وأدوارهم.
- خطوات تنظيم المسارات الرسمية لاستقبال الوفود والشخصيات.
- السياسات المتعلقة بالأعلام والشعارات في المناسبات.
- ضوابط التواصل الرسمي عبر القنوات الهاتفية والإلكترونية.
- بروتوكولات الإتيكيت الاجتماعي المرتبط بالمناسبات الكبرى.
الوحدة الثالثة:
الهياكل الزمنية لتنظيم الفعاليات:
- النماذج المؤسسية لتقدير الاحتياجات الزمنية للفعاليات.
- عناصر بناء جدول الفعالية وفق الأدوار والأولويات.
- أساليب تقليل الفاقد الزمني في الأنشطة التنظيمية.
- آليات التعامل مع التغيرات الطارئة ضمن الإطار الزمني.
- الأطر التقنية المساندة لإدارة الوقت في الفعاليات.
الوحدة الرابعة:
تنسيق منظومة العمل بين فرق الفعالية:
- الهياكل التنظيمية التي تربط الفرق المشاركة بالفعالية.
- نموذج تدفق المعلومات بين الجهات التنفيذية والإدارية.
- محددات الانسجام الوظيفي ودوره في نجاح الحدث.
- منهجيات المتابعة وتصحيح الانحرافات التنظيمية.
- خطوات بناء تقارير الأداء واستثمار نتائجها.
الوحدة الخامسة:
العلاقات المؤسسية والتفاعل مع الجهات المعنية:
- قنوات الاتصال المعتمدة بين المؤسسة والجهات الشريكة.
- أسس بناء علاقات مستدامة مع الرعاة والمشاركين.
- نماذج إدارة الاجتماعات الرسمية المرتبطة بالفعاليات.
- البروتوكولات المرتبطة باستقبال الضيوف والمراجعين.
- استراتيجيات تعزيز العلاقات بعد انتهاء الفعالية.