مقدمة عن البرنامج التدريبي:
يُعد تمثيل المؤسسة أمام ضيوف الإدارة العليا مسؤولية تنظيمية تتطلب الماماً عميقًا بالسلوك المؤسسي الراقي ومعايير الضيافة الرسمية وبروتوكولات التواصل الاحترافي. ويتطلب استقبال ضيوف المدير العام قدرة دقيقة على التوازن بين الرقي في التعامل والانضباط الإداري الذي يعكس صورة المؤسسة بأعلى درجات المهنية. يركز هذا البرنامج على النماذج المؤسسية في تنسيق الاستقبال والتفاعل مع الوفود الرسمية. كما يتناول الأساليب التي تعزز ثقة الزوار وتدعم العلاقة التنظيمية بين الجهة المستضيفة وضيوفها رفيعي المستوى.
أهداف البرنامج التدريبي:
في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:
- تحديد الأدوار المؤسسية المرتبطة باستقبال وتنسيق ضيوف الإدارة العليا.
- تنظيم البروتوكولات الرسمية وفق متطلبات المقابلات والاجتماعات.
- تحليل المواقف التفاعلية بين ممثلي المؤسسة والضيوف ضمن بيئة رسمية.
- استخدام أساليب الإتيكيت في بناء الانطباع الإيجابي لدى الزوار.
- تقييم عناصر التواصل المهني التي تعزز مكانة المؤسسة لدى الضيوف.
الفئات المستهدفة:
- مساعدو المدير العام ومديرو المكاتب التنفيذية.
- منسقو العلاقات الرسمية والزيارات المؤسسية.
- منسقو البروتوكول والعلاقات العامة.
- مسؤولو السكرتارية والإشراف الإداري في الإدارات العليا.
- موظفو المراسم والاستقبال في المكاتب العليا.
محاور البرنامج التدريبي:
الوحدة الأولى:
الأطر المؤسسية لاستقبال الضيوف الرسميين:
- المفاهيم التنظيمية المرتبطة بتمثيل الإدارة العليا.
- المهام المؤسسية للمراسم الرسمية.
- أنماط الضيوف والتصنيف الإداري للزيارات.
- العلاقة بين الاستقبال المهني وصورة الجهة المستضيفة.
- نماذج توثيق إجراءات الاستقبال المؤسسي.
الوحدة الثانية:
البروتوكولات والضيافة الرسمية:
- دور البروتوكول الإداري في استقبال الوفود.
- ترتيبات الجلوس والضيافة والمرافقة الرسمية.
- أسس صياغة الرسائل الترحيبية والنصوص المعتمدة.
- طرق ترتيب الهدايا التذكارية ضمن المعايير المؤسسية.
- أخلاقيات الضيافة في البيئات الحكومية والرسمية.
الوحدة الثالثة:
مهارات التواصل الراقي مع الضيوف:
- أساليب التفاعل الرسمي أثناء اللقاءات.
- طرق إدارة المحادثة وتحديد حدود اللباقة.
- التوازن بين الاحترام المؤسسي والمهنية الشخصية.
- الانتباه للسياقات الثقافية والاختلافات البروتوكولية.
- المؤشرات غير اللفظية وتأثيرها في تشكيل الانطباع.
الوحدة الرابعة:
تنظيم زيارات المدير العام والوفود:
- مراحل التخطيط الإداري للزيارات عالية المستوى.
- أسس التنسيق الداخلي بين الإدارات لضمان الجاهزية.
- كيفية توزيع المهام بين وحدات الاستقبال والدعم التنفيذي.
- طرق التعامل مع التغيرات المفاجئة في جدول الزيارة.
- خطوات إعداد تقارير التقييم بعد انتهاء الزيارة.
الوحدة الخامسة:
بناء الصورة الإيجابية وتعزيز العلاقات:
- العوامل المؤسسية المؤثرة في الانطباع العام لدى الضيف.
- دور الإتيكيت في تشكيل بيئة ترحيب احترافية.
- الربط بين جودة التفاعل وفعالية العلاقة الرسمية.
- طرق الحفاظ على استمرارية العلاقة بعد انتهاء الزيارة.
- دور الممثل الإداري في تعزيز سمعة المؤسسة الخارجية.