السكرتارية التنفيذية المتقدمة والتميز في فن الحوار وقوة الاتصال

مقدمة عن البرنامج التدريبي:

نظراً للتغيرات السريعة التي تؤثر على المؤسسات اليوم، يُواجه المدراء والإداريون والمهنيون تحديات متزايدة لتعزيز قدراتهم وقيمتهم عند مدرائهم، وتمثل السكرتارية إحدى الطرق التنفيذية الرئيسية الأمثل لمواجهة تلك التحديات وأحد أهم ركائز الإدارة في المؤسسات لتطوير أساليب الادارة وتطبيق االطرق الفعّالة التي ثبت نجاحها في الإدارة وتمكين مدراء المكاتب من تطوير الأداء بما يزيد من فعالية العمل وتخفيض التكاليف المرتبطة به.

وتقوم هذه الدورة بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والمهارات بموظفي السكرتارية، كما تتضمن مجموعة من الأسئلة والأنشطة والحالات التطبيقية التي تهدف الى تعزيز وتثبيت المعلومات والمهارات اللازمة، وتتناول هذه الدورة موضوعات معرفية يلزم اتقانها، منها مهارات ادارة الوقت، الاتصال الفعال، مهارة تنظيم المواعيد والاجتماعات، المراسلات الواردة والصادرة، الأرشفة والتنظيم الفني للمحفوظات والفهرسة، كتابة الرسائل والتقارير، السكرتير والعلاقات العامة والانسانية، كيفية التعامل مع أصناف البشر المختلفة، كيف يتعامل السكرتير مع رؤسائه ومرؤسيه، الصفات التي يجب توفرها بالسكرتير، أهمية مهارات التفكير وحل المشكلات، ومهارات الإدارة التوافقية وغيرها من المواضيع ذات الصلة.

ولا شك أن السكرتارية التنفيذية الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الاداري، فالسكرتارية هي المسؤول الاول عن تنفيذ العمل والتنسيق بين الادارات المختلفة والبريد الصادر والوارد وتحديد المواعيد والمقابلات والاجتماعات و كل ذلك مع الحفاظ على الوقت مع أقل مجهود مبذول لاتمام العمل بكفاية وفعالية.

.خلال هذا البرنامج سيتم تعزيز مهارات التنظيم والاتصال و ادارة المهام في بيئة المكتب الحديث، مما يساعد المشاركين على تحسين أدائهم الإداري بفعالية

:أهداف البرنامج التدريبي

في نهاية هذا البرنامج سيكون المشاركون قادرين على:

• تحديد المهام والمسؤوليات.
• اكتساب المهارات الأساسية والشخصية.
• دراسة الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق.
• التعرف على التطبيقات الفعلية والعملية.
• تعلم كيفية إعداد التقارير والمراسلات.
• فهم التطبيقات الإلكترونية والتكنولوجية.
• التعرف على كيفية التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والإتيكيت.

الفئات المستهدفة:

• سكرتارية الدوائر و الأقسام و الادارات المختلفة في الوزارات و المنظمات و الهيئات و الشركات.
• سكرتارية المدراء و رؤساء الاقسام في الوزارات و المنظمات و الهيئات و الشركات.
• موظفو الاستقبال و العلاقات العامة في الوزارات و المنظمات و الهيئات و الشركات.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق

• أهمية الاتصالات المكتبية في حفظ الوثائق.
• خصائص موظفي  الحفظ.
• التعامل مع الاتصالات المكتبية.
• نشأة ودور الوثائق.
• نظم الإشراف على المحفوظات.
• التصنيف والترميز والفهرسة.
• استخدام الحاسب في الأرشفة.
• حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق.
• فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات.
• التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع.

الوحدة الثانية:

إعداد التقارير والمراسلات:

• مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها.
• أهمية التقارير للإدارة.
• القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة.
• خصائص وأجزاء التقرير الجيد.
• أسلوب كتابة المراسلات والتقارير.
• الأشكال التوضيحية في التقارير.
• الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير.
• الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير.

الوحدة الثالثة:

مهارات السكرتارية الحديثة:

• دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري.
• مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية.
• إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات.
• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات.
• التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية.
• تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف.
• السكرتارية الإلكترونية.
• استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.

الوحدة الرابعة:

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:

• العملية الإدارية المكتبية.
• مهام ومسؤوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.
• مهارات الاتصال.
• إدارة الوقت وتحديد الأولويات.
• تنظيم الاجتماعات وتنظيم السفريات.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.
• البيئة المادية في المكتب الحديث.
• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.
• التجهيزات والتقنيات المكتبية.
• أدلة العمل والإجراءات المكتبية.

الوحدة الخامسة:

السكرتارية الإلكترونية والتطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والإتيكيت:

• الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
• عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
• التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
• مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
• العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي.
• تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية.
• مهارات استخدام الهاتف.