المنظومة المتكاملة لأعمال السكرتارية والإدارة المكتبية

مقدمة ورشة العمل:

تتناول هذه الورشة أساليب وتقنيات متقدمة في Secretarial and Office Management، بهدف تعزيز مهارات المشاركين في إدارة المكاتب الحديثة. حيث سيتمكن المشاركون من تطبيق أفضل الممارسات في Office Organization وتحقيق الفعالية في أداء مهام السكرتارية.

أهداف ورشة العمل:

في نهاية هذه الورشة، سيكون المشاركون قادرين على:

• إدارة مهام السكرتارية بكفاءة وفعالية.
• تطبيق أسس Modern Office Organization.
• تحسين مهارات التواصل وإدارة الوقت.
• تعزيز إدارة الوثائق والمراسلات.
• تطوير استراتيجيات حل المشكلات واتخاذ القرارات.

الفئات المستهدفة:

• السكرتارية التنفيذية.
• مساعدو الإدارة.
• مسؤولو المكاتب.
• موظفو التنسيق الإداري.
• العاملون في الإدارة المكتبية.

محاور ورشة العمل:

الوحدة الأولى:

الدور الاستراتيجي للسكرتارية وإدارة المكاتب:

• مفهوم السكرتارية والإدارة المكتبية : التعريف بدور السكرتارية في المؤسسات الحديثة وأهميتها في تحقيق الأهداف التنظيمية.
• أهمية التنظيم المكتبي : كيف يسهم Office Organization في تحقيق الكفاءة العالية داخل المؤسسة.
• المهارات الأساسية للسكرتير الناجح : تطوير Core Skills مثل التنظيم، الإدارة، وحل المشكلات بكفاءة.
• التكنولوجيا المكتبية الحديثة :استخدام Office Technologies مثل البرمجيات المتخصصة والأنظمة الرقمية لتحسين الأداء.
• أخلاقيات المهنة والمسؤوليات الوظيفية :الالتزام بالمعايير الأخلاقية المهنية وأهمية السرية والمسؤولية في العمل.
• إدارة البريد الإلكتروني :كيفية التعامل مع Email Management بكفاءة من حيث تنظيم البريد الوارد، كتابة الردود الاحترافية، وحفظ الرسائل المهمة.

الوحدة الثانية:

إدارة الوقت وتنظيم الأعمال المكتبية:

• تخطيط وجدولة الأعمال اليومية :استخدام Task Scheduling لتحديد الأولويات وإدارة الوقت بكفاءة.
• تقنيات إدارة الوقت بفعالية :استراتيجيات مثل Time Blocking وEisenhower Matrix لزيادة الإنتاجية.
• تنظيم الملفات والأرشفة الاحترافية :تطبيق نظم Filing and Archiving Systems لضمان سهولة الوصول إلى الملفات.
• الأدوات التكنولوجية لتحسين الأداء :استخدام أدوات مثل Project Management Tools وCloud Storage Solutions لتحسين تنظيم الأعمال.
• تنظيم الاجتماعات والمناسبات المكتبية :إدارة الاجتماعات بشكل فعال من خلال Meeting Planning وتحضير الأجندات ومتابعة البريد الإلكتروني.
• إدارة البريد الإلكتروني كأداة لتنظيم العمل :تنظيم تدفق الرسائل الإلكترونية باستخدام Filters وEmail Templates لتسريع التعامل مع البريد.

الوحدة الثالثة:

التواصل الفعال وإدارة الوثائق والمراسلات:

• مهارات التواصل الكتابي والشفهي : تحسين مهارات Written and Verbal Communication لضمان التواصل الفعال داخل وخارج المكتب.
• التعامل مع الزملاء والعملاء باحترافية : تطوير مهارات التعامل مع Colleagues and Clients باستخدام تقنيات التفاوض والإقناع.
• إدارة ضغوط العمل والمواقف الصعبة : تطبيق استراتيجيات Work Stress Management لمواجهة التحديات وضغوط العمل اليومية.
• البريد الإلكتروني والمراسلات : كتابة رسائل Professional Emails تتسم بالوضوح والاحترافية، والتعامل مع البريد الإلكتروني الضاغط.
• إدارة الوثائق والمراسلات : تنظيم الوثائق باستخدام تقنيات Document Management Systems مثل الأرشفة الإلكترونية وحفظ الملفات.
• حل المشكلات واتخاذ القرارات : استخدام استراتيجيات Problem-Solving وDecision-Making لمعالجة التحديات اليومية وتحقيق الفعالية في أداء السكرتارية.