مهارات الانتقال من الحفظ الورقي إلى الحفظ الإلكتروني

مقدمة عن البرنامج التدريبي:

تعد الأرشفة الألكترونية من الأساليب الحديثة فى نظم المعلومات والاتصالات والتي احدثت انقلاباً جذرياً على المفهوم التقليدي القديم للوثائق الورقية وآلية حفظها وأرشفتها وتداولها.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية البرنامج سيكون المشاركون قادرون على:

• تنظيم الأرشيف الورقي
• رفع كفاءة العمل فيه تمهيدا للإنتقال إلى الحفظ الالكتروني
• الإلمام بنظم المعلومات والأرشفة الضوئية في الحفظ

الفئات المستهدفة:

• العاملون في مجال المحفوظات
• الوظائف المتعلقة بالبيانات وحفظها
• موظفي السكرتارية العامة والخاصة.

محاورالبرنامج التدريبي:

الوحدة الاولى:

• أهمية الوثائق والمعلومات وحفظها وأرشفتها
• مفهوم الأرشفة الإلكترونية
• مفهوم الوثيقة الورقية والإلكترونية
• تقنيات حفظ واسترجاع الوثائق
• المسح الضوئي ( تقنيات التعرف الضوئي على الحروف)
• مواصفات نظام الأرشيف الإلكتروني.

الوحدة الثانية:

• أمن الوثائق وتقنيات الحفظ والاسترجاع
• الفهرسة والحفظ للوثائق الكترونيا
•  الفرز والإتلاف للوثائق الكترونيا
• تطبيقات في الأرشفة الالكترونية
•  تقنيات متقدمة في الحفظ (الأرشفة الضوئية النظم الإلكترونية(

الوحدة الثالثة:

• العملية الإدارية المكتبية
• مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.
• مهارات الاتصال
• إدارة الوقت وتحديد الأوليات.
• تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.
• البيئة المادية في المكتب الحديث.
• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.
• التجهيزات والتقنيات المكتبية
• أدلة العمل والإجراءات المكتبية.
• السكرتارية الالكترونية.

الوحدة الرابعة:

• الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
• عرض المعلومات بالحاسب الآلي
• تنظيم معلومات الأشخاص الكترونياً.

الوحدة الخامسة:

• تنظيم الاجتماعات الكترونياً.
•  تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
• التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
• الاتصالات الإلكترونية )الإنترنت والإنترانت والبريد الإلكتروني(
•  التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والاتيكيت