ورشة عمل: إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية

مقدمة عن الورشة:

تعرف السكرتارية بالأمانة والكتابة {أو السكرتارية}، وهي الجهاز الإداري المتخصص في أداء الاعمال المكتبية مثل إعداد المكاتبات والمراسلات والتقارير والحفظ والأرشفة بالإضافة إلى تنظيم الاجتماعات وإعداد رحلات العمل واستقبال الزوار والاستقبال والتوجية وغيره وهي بذلك تساعد كثيراًً في زيادة فاعلية الإدارة وقد يشغل السكرتير منصباً أعلى كأن يكون مدير مكتب.

وتهدف هذه الورشة الى تطوير مهارات المشاركين في الإدارة المكتبية الحديثة وخاصة في ظل ظهور المنظمات الكبيرة كسمة من سمات العصر الأمر الذي أدى إلى تعاظم دور الإدارة المكتبية باعتبارها حلقة الوصل الرئيسية بين الإدارة والأطراف الأخرى، وذلك سعياً إلى التقدم والنمو المستدام.

أهداف ورشة العمل:
في نهاية الورشة سيكون المشاركون قادرين على:

• معرفة كاملة بمفهوم الإدارة المكتبية والسكرتارية والهندرة .
• معرفة كاملة بالآفاق الجديدة لهندرة المكاتب، وطبيعة النشاط المكتبي.
• إجادة التمييز بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى {العامة، الخاصة، المتخصصة}.
• اكتساب مهارات أداء مهام الإدارة المكتبية التي تتطلبها أعمال المكاتب في المنظمات الرئيسية والوزارات والهيئات والمؤسسات والشركات.
• اكتساب مهارات تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤولين.
• معرفة قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
• مقارنة خطط العمل مع المنظمات الأخرى بغية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية والسلوكية.
• معرفة كاملة بفنون التعامل مع التقنيات الحديثة ورفع معدلات الأداء المكتبي باستخدام التكنولوجيا ونظم المعلومات.
• إجادة تنظيم أوراق المكتب بصورة تسمح بالاسترجاع منها فقط بأسرع وقت.
• اجادة الرقابة على الأداء المكتبي.

الفئات المستهدفة:

• محترفو ومحترفات الاداريات.
• المدير التنفيذي والمساعد الإداري.
• المساعد الشخصي للمدير التنفيذي.
• السكرتير التنفيذي والمساعدين الشخصيين.
• مساعدو التنفيذيين والسكرتير الائتماني وغيرهم من وظائف مهنيي المكاتب المتعلقة بالإدارة والسكرتارية.
• كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الورشة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.

محتوى ورشة العمل:

الوحدة الأولى:

• مفهوم الإدارة المكتبية وعلاقتها بالسكرتارية.
• ماهية الهندرة وطبيعة النشاط المكتبي.
• الاتجاهات الحديثة في العمل المكتبي.
• أسس هندرة المكاتب.

الوحدة الثانية:

• أنواع السكرتارية وأهميتها ومهامها.
• أشكال المكاتب – البيئة المادية للمكاتب – أمراض المكاتب.
• هندرة حفظ المعلومات، تنظيم الاجتماعات واللجان.
• الاتصالات الإدارية داخل المنظمة ومع المنظمات الأخرى.
• فن الانصات الجيد والحديث الفعال.
• أساليب تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.

الوحدة الثالثة:

• هندرة حفظ أوراق المكتب {التصنيف – الترقيم – الهندسة}.
• مهارة تقليص الأعمال الورقية في المكاتب.
• كيفية الرقابة على الأداء  المكتبي.
• قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
• تطبيقات شاملة على الموضوعات السابقة.

الوحدة الرابعة:

• الكتابة الإدارية والمراسلات والمذكرات.
• إعداد وصياغة التقارير.
• مهارة استقبال الزوار وتنظيم مواعيد الرئيس.
• مهارت معالجة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة.
• تنظيم وإدارة الأجتماعات واللجان.
• متطلبات الاجتماع الفعال.

الوحدة الخامسة:

• نظم المعلومات المكتبية والأرشفة الضوئية للوثائق.
• التقنيات الحديثة وأثرها في أعمال السكرتارية.
• استخدامات الحاسب الآلي في الأعمال الإدارية.
• تقييم وختـام الورشة.